Hållbarhetsstyrning

Förvaltnings-, lednings- och tillsynsorgan (GOV-1, GOV-2)

Styrelsen

Epirocs styrelse är det högsta styrande organet när det gäller hållbarhetsfrågor. Styrelsen ger slutgiltigt godkännande till den strategiska inriktningen och målen. Styrelsen utövar tillsyn över vårt arbete med väsentliga hållbarhetsrelaterade påverkningar, risker och möjligheter (IRO:er) och godkänner utfallet från den dubbla väsentlighetsbedömningen (DMA) årligen. Fyra gånger om året rapporterar Epiroc till styrelsen om utvecklingen mot 2030-målen.

Styrelsen uppgift är att säkerställa att organisationen följer lagar och regler samt övervakar implementeringen av system för bolagsstyrning, t.ex. vårt interna ledningssystem Epiroc Way. Ledningssystemet främjar etiskt beteende, regelefterlevnad och effektiv riskhantering inom organisationen. Mer information om styrningsstrukturen finns i avsnittet Bolagsstyrning, vilket också inkluderar information om styrelsens meriter och yrkesmässiga bakgrunder.

Utvalda styrelseutskott med ESG-relevans

Revisionsutskottet ansvarar för att följa upp koncernens finansiella riskhantering, finansiell rapportering och hållbarhetsrapportering, internkontroll samt redovisning och revision. Minst fyra gånger per år diskuterar revisionsutskottet relevanta ämnen och utvecklingen inom hållbarhetsområdet tillsammans med CFO och ansvariga funktioner. Under rapporteringsåret har representanter från revisionsutskottet haft flera möten med CSRD-projektgruppen för att följa upp utvecklingen, diskutera kopplingen till bolagets strategi samt granska datainsamlingsprocesserna och internkontrollen.

Ersättningsutskottet utarbetar ersättningsprinciper och anställningsvillkor för medlemmar i koncernledningen och annan nyckelpersonal. Hållbarhetsmålen finns med i villkoren för den rörliga ersättningen för samtliga medlemmar i koncernledningen, inklusive VD och koncernchef.

VD och koncernchef samt koncernledning

Epirocs koncernledning består av VD och koncernchef samt personer från företagsledningen, se Koncernledning. Koncernledningen ansvarar för att utarbeta strategier, mål och policyer för koncernen utifrån den inriktning som styrelsen har satt upp, däribland hållbarhet. Den utövar tillsyn över verksamheten och säkerställer att affärsaktiviteterna följer fastställda policyer och etiska normer.

Status för de kortsiktiga hållbarhetsmålen redovisas för koncernledningen fyra gånger om året. Två till fyra gånger om året redovisar råden och andra styrforum dessutom färdplaner med aktiviteter och framsteg mot 2030-målen till koncernledningen. Hållbarhetsfrågor presenteras för koncernledningen vid behov. Vid dessa möten delas information om hållbarhetsfrågor och hållbar utveckling med koncernledningen, för att ytterligare fördjupa den samlade kunskapen.

Affärsområden, divisioner och operativa enheter

Koncernen har organiserats i två affärsområden: Equipment & Service och Tools & Attachments. Inom affärsområdena finns divisioner som har det operativa ansvaret för specifika produkter och lösningar. Divisionerna utgör den högsta nivån av operativa enheter. Divisionerna utvecklar, genomför och följer upp de strategier och mål som faller inom divisionens ansvarsområde och ansvarar för att leverera i enlighet med koncernens finansiella mål och hållbarhetsmål. I enlighet med Epirocs decentraliserade struktur ansvarar divisionerna för att integrera hållbarhetsfrågor i divisionens verksamhet, mål och resultat samt för att driva implementeringen av vår uppförandekod och våra koncernpolicyer. Varje division har administrativt ansvar för flera olika operativa enheter, såsom marknadsbolag, distributionscenter och/eller produktbolag. Verkställande direktörer för varje enhet ansvarar för att driva förändringar och förbättringar i syfte att uppnå hållbarhetsmålen, fastställa strategier, driva processer och genomföra utbildningar vid enheten. Framstegen redovisas under s.k. Company Review Meetings. Det administrativa ansvaret omfattar regelefterlevnad och förståelse för koncernens policyer och processer i enlighet med vårt ledningssystem Epiroc Way och alla juridiska krav. Divisioner och enheter får stöttning av lokala SHEQ- och hållbarhetsansvariga, andra relevanta funktionsansvariga och business controllers.

Hållbarhetsrelaterad expertis

Samtliga personer i styrelsen och koncernledningen har kunskap om hållbarhetsrelaterade frågor. De har skiftande bakgrund och kompetens inom olika hållbarhetsområden, till exempel säkerhet, ansvarsfullt företagande och elektrifiering. Styrelsen får information om och utbildning i relevanta ämnen. Under 2025 genomgick styrelsen till exempel en utbildning om CSRD. Styrelsen och koncernledningen förlitar sig på och har tillgång till olika koncernfunktioner, interna styrforum och ämnesexperter med hållbarhetskompetens.

Vår organisation bygger på principen om decentralisering, vilket innebär att stora delar av ansvaret ligger hos divisionerna. Koncernfunktionernas huvuduppgifter är att bidra med expertis inom olika hållbarhetsrelaterade frågor, stötta, samarbeta och samordna aktiviteter med divisionerna i syfte att utveckla ett enhetligt arbetssätt, tillhandahålla policyer, riktlinjer, verktyg och instruktioner. Råd och andra interna styrforum säkerställer att koncernen har en gemensam strategi, samordnar gemensamma program och projekt, fastställer strategier och sammanställer lägesrapporter för 2030-målen.

Utvalda koncernfunktioner med ESG-relevans

Koncernens strategifunktion stöttar och samordnar den strategiska utvecklingen av koncernen och divisionerna.

Koncernens funktion för hållbarhet och SHEQ samordnar och driver hållbarhetsarbetet för koncernen samt stöttar koncernen när det gäller krav och riktlinjer för att förbättra resultaten inom säkerhet, hälsa, miljö och kvalitet. Ansvarar tillsammans med funktionen för finansiell rapportering och kontroll för hållbarhetsredovisningen.

Koncernens personalfunktion (HR) utvecklar riktlinjer, arbetsmetoder och verktyg för att driva arbetet med och stärka kompetensen inom personalfrågor inom hela koncernen.

Koncernens strategiska inköpsfunktion utvecklar verktyg, processer och utbildningar som underlättar strategiska inköp inom hela koncernen.

Koncernens funktion för regelefterlevnad ansvarar för Epirocs uppförandekod och Epirocs regelefterlevnadsprogram, inklusive efterlevnaden av handelsregler.

Koncernens funktion för finansiell rapportering och kontroll ansvarar för rapporteringsprocessen, konsolideringen av hållbarhetsdata och regelefterlevnaden beträffande både lagkrav och interna krav. Ansvarar tillsammans med funktionen för hållbarhet och SHEQ för hållbarhetsredovisningen.

Koncernens funktion för internkontroll ansvarar för ramverket för intern kontroll på Epiroc och ansvarar för utformningen av internkontrollen avseende hållbarhetsredovisningen och testning av nyckelkontroller.

Internrevisionen är en fristående och objektiv granskningsfunktion som ger ett utlåtande om huruvida processerna för styrning och kontroll är rätt utformade och fungerar effektivt inom Epiroc. Specifika revisionsprogram omfattar hållbarhet, säkerhet, hälsa, miljö och kvalitet.

Koncernens funktion för risk och försäkring ansvarar för Epirocs riskhantering. Läs mer i kapitlet Riskhantering.

Utvalda interna styrforum med ESG-relevans

Det s.k. Legal and Compliance Board ger strategisk vägledning, tillsyn och stöd för att säkerställa att hanteringen av juridiska frågor och regelefterlevnad överensstämmer med verksamhetsmålen, lagstadgade krav och etiska normer.

Det s.k. Inclusion and Diversity Board ansvarar för att följa upp framsteg, initiera aktiviteter, säkerställa framsteg samt agera som ambassadörer och ledare för att uppnå våra mål och ambitioner inom detta område.

Det s.k. Sustainability & SHEQ Council arbetar med integreringen av den övergripande hållbarhetsagendan samt prioriteringar inom säkerhet, hälsa, miljö och kvalitet. Det driver strategiska hållbarhets- och SHEQ-program och aktiviteter över divisionsgränserna.

Det s.k. People & Leadership Council ansvarar för den övergripande s.k. people & leadership-agendan och HR-funktionen. Detta omfattar gemensamma initiativ, resultatuppföljning, spridning av bästa praxis och säkerställer relevanta kompetenser.

Det s.k. Sourcing Council utövar tillsyn över definierade strategiska inköpsinitiativ. Hållbarhet och regelefterlevnad är prioriterade områden som rapporteras till Sourcing Council tre till fyra gånger om året.

Det s.k. Marketing Council ansvarar för att kommunicera förändringar och följa upp implementeringen av policyn för bedömning av ansvarsfull försäljning.

Hållbarhetsrelaterade incitamentssystem (GOV-3)

Hållbarhetsmål ingår för att fastställa en del av den rörliga ersättningen för alla medlemmar i koncernledningen. Resultatet för varje medlem är villkorat av de framsteg som gjorts för att uppfylla Epirocs hållbarhetsmål för 2030, till exempel avseende klimat och säkerhet. Läs mer i Styrning för långsiktig tillväxt.

Relevanta hållbarhetsmål – såsom säkerhet, minskade CO₂e-utsläpp eller en kombination av olika mål – fastställs också för andra chefer och anställda utifrån deras respektive roller och ansvarsområden.