Intern kontroll över finansiell rapportering
Detta kapitel beskriver Epirocs interna kontroll över finansiell rapportering i enlighet med de krav som anges i Svensk kod för bolagsstyrning och aktiebolagslagen.
Hantering av finansiell rapporteringsrisk
Epirocs system för internkontroll över finansiell rapportering sker i enlighet med de krav som anges i Svensk kod för bolagsstyrning (Koden) och aktiebolagslagen, vilket säkerställer en hög grad av tillförlitlighet vid utarbetandet av finansiella rapporter. Regelverket som används för internkontroll har utfärdats av Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).
1. Kontrollmiljö
Styrelsen ansvarar för internkontroll och styr arbetet genom revisionsutskottet. Koncernledningen sätter tonen för organisationen och påverkar kontrollmedvetenheten hos medarbetarna. En viktig framgångsfaktor är väldefinierade och välkommunicerade befogenheter. Epiroc har dedikerade funktioner för internkontroll och internrevision. Internrevisionsfunktionen rapporterar direkt till styrelsen genom revisionsutskottet.
2. Riskbedömning
En bedömning av de finansiella rapporteringsriskerna genomförs årligen. Vid behov förstärks eller införs ytterligare kontrollaktiviteter. De mest väsentliga riskerna inom Epirocs finansiella rapportering listas på nästa sida.
3. Kontrollaktiviteter
För att motverka finansiella rapporteringsrisker finns kontrollaktiviteter på plats. De utförs på alla nivåer och i olika stadier av affärsprocesserna. De globala finansiella nyckelkontrollerna testas regelbundet för att säkerställa att de är implementerade och effektiva. Resultatet rapporteras till revisionskommittén.
4. Information och kommunikation
Epiroc har flera informations- och kommunikationskanaler som syftar till att säkerställa att information identifieras, fångas in och kommuniceras på ett sätt och inom en tid som gör det möjligt för medarbetare och chefer att fullgöra sitt ansvar. Exempel på detta är koncernens policyer och riktlinjer, Epiroc Way (ledningssystem), verksamhetsgenomgångar och utbildning.
5. Övervakning
Den interna kontrollen övervakas bland annat genom oberoende internrevisioner, balansräkningsgranskningar och externa revisioner av finansiell information och resultat. Iakttagelser och brister av väsentlig betydelse rapporteras till koncernledningen, revisionsutskottet och/eller styrelsen.
Väsentliga finansiella rapporteringsrisker och riskhantering
Varulager värderas inte korrekt till det lägsta av anskaffningsvärdet eller nettoförsäljningsvärdet.
- Varulager avstäms vid varje balansdag.
- Varulagerkostnader och produktionsavvikelser granskas och godkänns av divisionerna och nettoförsäljningsvärdet jämförs med bokförda värden för att identifiera behovet av justeringar av lagervärden.
- Lagernivå och försäljningsvärde utvärderas vid varje balansdag
Inkomstskatter redovisas inte i enlighet med gällande skattelagstiftning.
- Skatteberäkningar upprättas och granskas vid varje balansdag.
- Den effektiva skattesatsen för varje bolag analyseras vid varje balansdag av koncernens skatteavdelning.
- Efterlevnaden av principer för internprissättning övervakas regelbundet.
- Fortlöpande skatterevisioner och tvister övervakas och avsättningsnivåer utvärderas av koncernens skattespecialister.
Avsättning för osäkra fordringar beräknas inte utifrån koncernens riktlinjer.
- En process och verktyg finns för att driva in kundfordringar.
- Beräkningsriktlinjer för avsättningar för osäkra fordringar finns på koncernens intranät.
- Behoven av avsättningar för osäkra fordringar räknas om och bokförs vid varje rapporteringstillfälle.
- Oberoende genomgångar av balansräkningar görs för att säkerställa att enheten har följt koncernens riktlinjer vid beräkning av avsättningar
Avsättning för lagerinkurans beräknas inte utifrån koncernens riktlinjer
- Automatiserade rapporter för beräkning av lagerinkurans är på plats.
- Riktlinjer för beräkning av lagerinkurans finns tillgängliga på koncernens intranät.
- Behoven av avsättningar för lagerinkurans räknas om och bokförs vid varje rapporteringstillfälle.
- Oberoende genomgångar av balansräkningar görs för att säkerställa att enheten har följt koncernens riktlinjer vid beräkning av avsättningar.
Avstämningar av balansräkningar är inte tillräckligt dokumenterade. Balansposter är inte fastställda.
- En standardmall för avstämningar av balansräkningar har tagits fram och implementerats inom hela organisationen.
- All internrevision omfattar en genomgång av balansräkningen. Alla identifierade problem måste åtgärdas inom en sexmånadersperiod.
- Epiroc har som mål att ha en formell genomgång av balansräkningen på alla enheter inom en treårsperiod. 60 enheter omfattas av en genomgång på årsbasis.
- Avstämningar av balansräkningen görs varje månad på operativ nivå.
Redovisningsprocesser och -förfaranden är inte väl dokumenterade.
- En dokumenterad handbok för de affärs- och ekonomisystem som används finns och uppdateras.
- Checklistor för bokslut finns, underhålls och används för redovisningen. Ledningen granskar de ifyllda checklistorna i rätt tid.
Införandet av nya IFRS standarder sker inte på rätt sätt.
- Nya IFRS-standarder som gäller för Epiroc är kända i god tid.
- Koncernens redovisningsavdelning vägleder införandet av nya IFRS-standarder och fastställer en plan för alla nivåer som påverkas.
- Utbildning ges till lokala ekonomifunktioner.
- Koncernens riktlinjer uppdateras för att återspegla kraven för de nya IFRS-standarderna