Policyer för ansvarsfullt företagande och företagskultur (G1-1)

Uppförandekod (CoC)

Vår CoC föreskriver hur vi alla förväntas uppträda affärsmässigt för att leva upp till våra egna höga etiska normer och krav på integritet. Den bygger på gällande lagar och internationellt erkända principer för hur företag ska bedriva verksamhet på ett ansvarsfullt sätt. Den sammanfattar de policyer som gäller för samtliga bolag inom Epiroc. Den fastställer viktiga principer och beskriver vilka kanaler vi kan använda för att påtala problem eller be om vägledning. Den styr våra relationer med olika intressenter, hjälper oss att upprätthålla vårt goda rykte och att förtjäna deras förtroende på daglig basis.

Epiroc har undertecknat FN Global Compact (UNGC) och åtagit sig att bedriva sin verksamhet enligt:

FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter (UNGP)
FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna
Internationella arbetsorganisationens förklaring om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet samt efterföljande kärnkonventioner
OECD:s riktlinjer för multinationella företag
FN:s globala mål för hållbar utveckling (SDGs)
FN:s konvention mot korruption
Riodeklarationen om miljö och utveckling

Dessa åtaganden återspeglas i koncernens policyer och processer.

Vår CoC har tagits fram för att hjälpa Epirocs medarbetare, inklusive alla som agerar för Epirocs räkning, att agera korrekt. Den kan tillämpas på situationer som kan uppstå under det dagliga arbetet och fastställer principer för interaktioner med våra intressenter. Det finns en obligatorisk webbutbildning om uppförandekoden på tolv språk som alla medarbetare måste genomgå en gång om året.

Koncernfunktioner och råd ansvarar för att övervaka sina respektive områden och divisioner och lokal ledning ansvarar för implementeringen av CoC och vårt ramverk för styrning och regelefterlevnad på lokal nivå. Varje chef ansvarar för implementering, dagligt genomförande samt uppföljning. Varje anställd ansvarar själv för att sätta sig in i vår CoC, följa den och agera i linje med våra värderingar.

Vår CoC ses regelbundet över av chefen för regelefterlevnad och hållbarhetschefen innan den godkänns av VD och koncernchef. Externa intressenter har tillgång till vår CoC via koncernens webbplats, https://www.epirocgroup.com/se/sustainability/code-of-conduct.

Speak Up-policy

Syftet med policyn är att beskriva de rapporteringskanaler som Epiroc erbjuder för att ta emot anmälningar om oegentligheter. Den anger vad som kan anmälas, hur anmälningarna behandlas, vem som får anmäla och hur det går till. Epiroc tolererar inte repressalier mot anställda som anmäler etik- och efterlevnadsproblem eller deltar i en utredning i god tro. Enligt Speak Up-policyn får Epiroc inte hindra rapporterande personer från att rapportera information. Epiroc får heller inte utsätta rapporterande personer, deras assistenter, tredjeparter (såsom kollegor eller släktingar) eller associerade juridiska personer för repressalier. Det samma gäller för konsultation med sin fackrepresentant.

Policyn gäller för alla bolag inom Epiroc. Chefen för varje bolag ansvarar för att policyn översätts till det lokala språket och att den sprids inom organisationen, t.ex. genom att publicera den på intranätet och andra relevanta plattformar. Policyn granskas årligen av chefen för regelefterlevnad och godkänns av chefsjuristen.

Speak Up-policyn tas upp i den obligatoriska årliga CoC-utbildningen för alla anställda för att bidra till att kanalen används på ett effektivt sätt.

Antikorruptionspolicy

Syftet med denna policy är att få de anställda att följa Epirocs principer mot korruption, att aldrig betala eller ta emot mutor och att konkurrera på rättvisa villkor. Den innehåller information om förbjudna handlingar för anställda och tredjeparter, definitioner av begrepp inom anti-korruption, rutiner för att anmäla policyöverträdelser och följderna av bristande efterlevnad.

Policyn gäller för alla Epiroc-anställda. Vidare förväntar sig Epiroc att affärspartners uppträder på ett etiskt sätt som överensstämmer med föreskrifterna i denna policy och Epirocs uppförandekod för affärspartners. De lokala cheferna på de olika Epiroc-enheterna ansvarar, med stöd från divisionerna, för att uppfylla alla tillämpliga krav i policyn samt att följa lokala lagkrav avseende mutor och antikorruption i sina respektive organisationer.

Policyn granskas årligen av chefen för regelefterlevnad och godkänns av chefsjuristen. Epirocs interna policyer och riktlinjer finns publicerade på Epiroc Way.

Mekanismer för att identifiera, rapportera och utreda problem

Personal och externa parter uppmuntras att anmäla brott mot lagar, regler eller koncernens policyer. För att underlätta rapporteringen finns Speak Up, ett system som sköts av koncernens funktion för regelefterlevnad. Det är ett telefon- och webbaserat rapporteringsverktyg från tredje part som gör det möjligt att lyfta problem på det lokala språket – antingen öppet eller anonymt. Speak Up-systemet kan användas för att rapportera information som erhållits i ett arbetsrelaterat sammanhang, om misskötsamhet i strid med tillämpliga lagar (inklusive EU-rätten), andra oegentligheter som det finns ett allmänintresse kring samt brott mot Epirocs CoC, BP CoC eller koncernens policyer. Det kan t.ex. handla om bedrägeri och korruption, intressekonflikter, bristande efterlevnad av miljölagar, hälso- och säkerhetsfrågor, kränkningar av de mänskliga rättigheterna och arbetstagares rättigheter, trakasserier eller mångfaldsfrågor.

Speak Up kan användas av alla anställda, affärskontakter, jobbsökande, volontärer, praktikanter, egenföretagare, personer som arbetar under övervakning och kontroll av kunder, entreprenörer, leverantörer, underleverantörer, övriga verksamheter och organ, aktieägare, personer som arbetar för förvaltnings-, lednings- och tillsynsorgan eller personer som kan söka sådana positioner.

Utöver Speak Up-systemet har de anställda även andra rapporteringskanaler till sitt förfogande. De kan vända sig direkt till sin chef, en överordnad chef, den lokala HR-representanten eller interna resurser inom koncernens funktioner för regelefterlevnad och juridik. Vanligast är att de anställda använder de interna kanalerna för att ta upp problem.

I Speak Up-processen får den rapporterande en bekräftelse inom sju dagar på att ärendet har mottagits. Opartiska utredare utses för att undersöka de rapporterade problemen och inom tre månader ger de återkoppling till den rapporterande personen om resultatet av utredningen samt eventuella åtgärder som vidtagits, vilket under 2025 skedde i 78% av fallen. Legal and Compliance Board får en gång i kvartalet en rapport över de ärenden som behandlas i Speak Up, utfallet av utredningarna och eventuella åtgärder som vidtagits. Som en lärande organisation välkomnar vi de lärdomar vi kan dra av de anmälningar som kommer in till oss. Speak Up-ärenden rapporteras till revisionsutskottet en gång per år.

Systemet är välkänt och vi får in anmälningar från samtliga regioner i vår globala verksamhet. Information om Speak Up ska finnas på affischer på samtliga anläggningar och publiceras även på den interna och externa webben. För den som inte har tillgång till internet går det också att ringa till Speak Up, vilket säkerställer att alla anställda kan använda kanalen.

Under 2024 uppgraderades systemet till en ny plattform med avancerade funktioner såsom bättre möjligheter till statistik baserat på mer detaljerade kategorier av förseelser, fler utfallskategorier m.m. Under 2025 reviderades även utredningsprocessen i samarbete med internrevisionen, tillsammans med uppdateringar av Speak Up-policyn och riktlinjerna för utredningar. Alla ordinarie utredare har genomgått utbildning.

Epiroc omfattas av EU:s visselblåsardirektiv (Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2019/1937 av den 23 oktober 2019 om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten). Vi efterlever detta krav genom implementeringen av Speak Up-policyn.

Företagskultur

Epirocs vision, Dare to think new, utmanar vårt sätt att arbeta, tänka och agera för att hitta nya, effektiva och hållbara lösningar. Visionen genomsyrar hela vår värdeskapande strategi. Våra värderingar finns integrerade i våra s.k. Hire-to-Retire-processer – från rekrytering och introduktion till kompetensutveckling och ledarskapsprogram. Vi främjar vår kultur genom att löpande anordna evenemang ägnade åt kommunikation och samarbete, t.ex. Epiroc Day och karriärdagar. Vi främjar en inkluderande miljö där alla kan utvecklas, växa professionellt och skapa en karriär. Läs mer i ESRS S1 Den egna arbetskraften.

Vår CoC, tillsammans med andra policyer såsom hållbarhetspolicyn och Speak Up-policyn, vägleder oss till att ta etiska beslut och att behålla vår integritet. Då lagar och villkor kan variera mellan olika regioner fungerar vår CoC som en vägledning inom etiska affärsmetoder – den främjar positiv påverkan på samhälle och miljö och förordar en Speak Up-kultur. En gång om året genomför Epiroc en årlig medarbetarundersökning i syfte att mäta medarbetarnas engagemang och få feedback om ledningens arbete. Undersökningen innehåller påståenden om förväntningar på ledningen och används för att sammanställa ett ledarskapsindex. Epiroc lägger stort fokus på att skapa en kultur och beteenden som präglas av säkerhetstänk. Uppgifter om sjukfrånvaro och frivillig personalomsättning är ett tydligt mått på hur personalen upplever arbetsmiljön.

Genom att integrera dessa element i den löpande verksamheten kan Epiroc säkerställa att företagskulturen ständigt vidareutvecklas, främjas och utvärderas i enlighet med vår vision och våra strategiska mål.